Filtering (Menyaring), Sorting (Mengurutkan) Data di MS Excel

Halo teman-teman selamat datang di blogku kali ini kita akan membahas mengenai filter data dan sorting data di MS Excel. 

Memfilter atau menyaring data merupakan proses yang penting dalam mengolah data. Dengan memfilter data kita bisa menampilkan data secara lebih spesifik atau data-data tertentu, sehingga data yang belum diperlukan bisa disembunyikan untuk sementara waktu. Tujuan dari memfilter data ialah

agar kita terganggu dengan data-data yang lain  sehingga mudah untuk diperhatikan.

Untuk menggunakan Filter ikuti langkah-langkahnya

1. Pilih rentang data / header kolom

Gambar 1. Pilih Header Kolom

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Kemudian masuk ke tab Data dan Klik Filter pada Sort & Filter. Anda juga bisa menekan Ctrl + Shift + L setelah data diseleksi/dipilih cara ini lebih cepat.

Gambar 2. Tombol Filter

 

Anda juga bisa menemukan fungsi pada tab Home terus pilih Sort & Filter terus pilih Filter

Gambar 3. Fitur lain Filter

3.Setelah menemukan tombol-tombol tersebut sekarang Anda bisa memfilter datanya caranya ialah klik pada salah satu Dropdown button Grup. Misalnya Anda ingin memfilter kolom Grup untuk menampilkan data Football. Setelah muncul beberapa pilihan pastikan yang tercentang hanyalah Football contoh seperti Gambar 4.

Gambar 4. Tombol Dropdown

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Setelah itu tekan tombol OK maka hasilnya akan seperti Gambar 5

Gambar 5. Hasil Filter Football

 

 

 

 

 

 

 

Jika diperhatikan grup yang lain akan disembunyikan. Syarat dari fungsi filter ialah data harus berada dalam tabel atau garis jika berada di luar tabel maka data tidak akan terfilter jadi pastikan anda membuat garis atau tabel terlebih dahulu. Untuk mengembalikan data seperti semula klik Dropdown Button seperti awal tadi kemudian klik Clear Filter From “Grup”

Gambar 6. Tombol untuk membersihkan Filter

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Maka data akan kembali seperti awal.

4.    Menggunakan fitur Text Filter. Text Filter akan muncul ketika tipe data yang Anda buat ialah text. Fitur ini memungkinkan Anda memilter data secara lebih spesifik.

Gambar 7. Fitur Text Filter

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kita akan membahas satu persatu fungsi tersebut.

4.1.    Equal atau sama dengan digunakan untuk menyaring data yang sama persis dengan criteria yang dimasukkan. Contohnya bisa Anda lihat pada Gambar 4 dan Gambar5.

4.2.    Does Not Equal atau tidak sama dengan digunakan untuk menyaring data yang tidak sama dengan criteria yang dimasukkan. Contohnya begini

Misalnya saya memasukkan kata MotoGP pada bagian kriteria Does Not Equalnya

Gambar 8. Contoh Does Not Equal

 

Maka filter akan menyembunyikan data yang berisi kata MotoGP sementara itu data selain MotoGP akan ditampilkan.

Gambar 9. Hasil Does Not Equal

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.3.   Begins With atau dalam bahasa Indonesianya Dimulai Dengan merupakan fungsi yang berguna menyaring data yang dimana teks awal dari data tersebut disesuaikan dengan criteria yang diinput. Contohnya begini

Misalnya saya memasukkan kata Pubg dalam kriterianya dan menekan tombol OK

Gambar 10. Fitur Begins With

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Maka semua data yang memiliki karakter awal “Pubg” akan ditampilkan walaupun saya tidak mengetikkan kata “Mobile”nya.

Gambar 11. Contoh Begins With

 

 

 

 

 

 

 

 Ini berbeda dengan fungsi Equal dimana saya harus mengetikkan kata secara utuh.

4.4. Ends With atau Diakhiri Dengan merupakan fungsi yang berguna menyaring data yang dimana teks terakhir dari data tersebut disesuaikan dengan criteria yang diinput. Ini kebalikan dari Begins With. Contoh seperti ini. Misalnya saya mengetikkan kata “ball” dalam kriterianya dan menekan tombol OK

Gambar 12. Fitur Ends With

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Maka semua data yang memiliki kata “ball” pada bagian akhirnya akan ditampilkan.

Gambar 13. Contoh Ends With

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Untuk memahaminya Anda bisa mencobanya coba sendiri.

4.5. Contains  atau Berisi dalam bahasa Indonesianya ialah fungsi penyaringan yang digunakan mencari sebuah karakter/kata/teks yang sesuai dengan criteria yang diinput. Pada fungsi ini teks yang disaring tidak mengenal bagian awal (Begins With) atau bagian akhir (Ends With) asalkan terdapat karakter yang sama dengan criterianya maka data akan ditampilkan. Contohnya begini

Misalnya saya menginputkan karakter “t” pada kriterianya dan menekan tombol OK

Gambar 14. Contoh Fungsi Contain

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Maka semua data yang memiliki karakter “t” akan ditampilkan.

Gambar 15. Hasil Contain

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Perhatikan tanda yang dilingkari garis merah. Data-data tersebut mengandung karakter “t”. Anda bisa bereksperimen dengan bermacam-macam karaker/teks/tulisan.

4.6. Does Not Contain atau dalam bahasa Indonesianya Tidak Berisi adalah kebalikan dari fungsi Contains jika dalam Contains kita ingin menampilkan data sesuai kata kriterianya maka dalam Does Not Contain data yang ditampilkan ialah data yang tidak sesuai dengan criteria yang diinput. Contoh begini

Misalnya saya mengetikkan karakter “t” pada kriterianya.

Gambar 16. Contoh does not contain

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Maka semua data yang tidak memiliki karakter huruf t akan ditampilkan

Gambar 17. Hasil does not contain

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pada kolom Grup data yang ditampilkan hanya Juggling dan Pubg Mobile karena pada kedua grup tersebut tidak terdapat huruf “t”.

Selanjutnya kita akan membahas fitur lanjutan dari filter yaitu Number Filter. Kalau Text Filter digunakan untuk menyaring data yang bersifat text/karakter/huruf sedangkan Number Filter digunakan untuk menyaring data seperti Nomor, angka, dsb

Gambar 18. Number Filter

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Beberapa fungsi dari Number Filter antara lain Greater Than, Greater Than Or Equal To, Less Than dan sebagainya. Mari kita bahas satu-satu.

4.7.         Is Greater Than atau Lebih Besar Dari merupakan fungsi yang digunakan untuk menyaring data yang lebih besar daripada criteria yang diinput. Misalnya saya menginput angka 31 pada kriterianya dan menekan tombol OK

Gambar 19. Fitur Greater Than

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Maka data yang akan ditampilkan seperti Gambar 20 

Gambar 20. Hasil Greater Than

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Jika diperhatikan maka data yang ditampilkan ialah data yang lebih besar dari 31 seperti 32, 34, 35 dsb.

4.8.         is Greater Than Or Equal To atau dalam bahasa Indonesianya Lebih Besar Dari atau Sama Dengan memiliki fungsi yang sama seperti fungsi Greater Than yang sudah kita bahas sebelumnya hanya saja disini ditambah Equal To sehingga nilai criteria yang diinputkan akan tetap ditampilkan. 

Misalnya saya menginput angka 31 pada kriterianya dan menekan tombol OK

Gambar 21. Contoh is greater than or equal to

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Maka data yang ditampilkan seperti Gambar 22.

Gambar 22. Hasil is greater than or equal to

Jika diperhatikan data yang ditampilkan sama seperti data pada fungsi Greater Than hanya saja, pada fungsi ini data kriterianya juga ditampilkan yaitu 31.

4.9.         Less Than atau Lebih Kecil Dari merupakan fungsi yang digunakan untuk menyaring data yang lebih kecil daripada criteria yang diinput. Misalnya saya menginput angka 28 pada kriterianya dan menekan tombol OK

Gambar 23. Fitur Less Than

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Maka data yang ditampilkan seperti Gambar 24

Gambar 24. Hasil Less Than

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Jika diperhatikan data yang muncul adalah data yang lebih kecil dari 28 misalnya 27, 26, 25 dan seterusnya.

4.10.      Less Than Or Equal To atau dalam bahasa Indonesianya Lebih Kecil Dari atau Sama Dengan memiliki fungsi yang sama seperti fungsi yang sudah kita bahas sebelumnya hanya saja disini ditambah Equal To sehingga nilai criteria yang diinputkan akan tetap ditampilkan.         

Misalnya Saya menginput angka 28 pada kriterianya dan menekan tombol OK

Gambar 25. Fitur Less Than or Equal To

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Maka data yang ditampilkan seperti Gambar 26.

Gambar 26. Hasil Less Than or Equal To

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Jika diperhatikan data yang ditampilkan sama seperti data pada fungsi Less Than hanya saja, pada fungsi ini data kriterianya juga ditampilkan yaitu 28. 

4.11.      Between atau Diantara digunakan untuk menyaring data yang lebih besar dari dan lebih kecil dari Maka data diantara kedua fungsi tersebut akan ditampilkan Contohnya seperti ini Misalnya saya menginputkan 25 pada kriteria Is greater than or equal to nya dan menginput 35 pada kriteria Is less than or equal to nya

Gambar 27. Fitur Between

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Maka data yang ditampilkan seperti Gambar 28

Gambar 28. Hasil Between

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Seperti yang bisa dilihat, data yang ditampilkan ialah data yang berada pada rentang 25 dan 35 sementara itu, data yang lebih kecil dari 25 dan lebih besar dari 35 tidak akan ditampilkan.

4.12.    Top 10 digunakan untuk menyaring 10 tertinggi atau terendah sebetulnya tidak mesti harus 10 Item/Percent. Anda bisa memilih berapa item saja yang dibutukan untuk ditampilkan. Terdapat 2 fungsi pada bagian ini yaitu Top dan Bottom. Top digunakan menyaring data yang paling besar sebanyak Items/Percent yang dibutuhkan sedangkan Bottom menyaring data dari yang terkecil sebanyak Items/Percent yang dibutuhkan

Gambar 29. Fitur Top 10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Contohnya jika Anda menggunakan fungsi Top dengan 10 Items seperti ini

Gambar 30. Fungsi Top 10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Maka data yang ditampilkan ialah 10 data dari yang terbesar.

Jika Anda menggunakan fungsi Bottom dengan 15 Items hasilnya seperti Gambar

Gambar 31. Fungsi Bottom 15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Data yang ditampilkan ialah 15 data dari yang terkecil.

 Untuk fungsi Percentnya digunakan menyaring data sesuai persentasenya. Semisalnya Anda memiliki 30 baris data dan Anda ingin menampilkan 15 persen dari data tersebut maka ubah dari Items menjadi Percent.  Contohnya seperti ini. 

Gambar 32. Fungsi Percent

 

 

 

 

 

 

 

 

Gambar 33. Hasil Percent

 

 

 

 

 

 

 

Data yang ditampilkan hanya 15 Persen dari 30 baris tersebut. Fungsi ini bisa menggunakan Top ataupun Bottom.

4.13.      Above Average digunakan untuk menyaring data di atas nilai rata-rata dari suatu data. Misalnya Nilai rata-rata dari data tersebut ialah 32

Gambar 34. Fungsi Above Averagee

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gambar 35. Hasil Above Average

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Data yang ditampilkan ialah data yang bernilai 32 ke atas. 33, 34, 35 dan seterusnya.

 4.14.      Below Average digunakan untuk menyaring data di bawah nilai rata-rata dari suatu data. Untuk Below Average mirip dengan Above Average hanya saja dia menampilkan data di bawah nilai rata-rata seperti 31, 30, 29, 28 dan seterusnya.

 

4.15. Filter by Color  digunakan untuk menyaring data berdasarkan warna. Warna yang disaring bisa berupa Warna sel (Sort by Cell Color) ataupun warna teks (Sort by Font Color). Artinya data yang ditampilkan ialah data yang memiliki warna yang sesuai dengan yang difilter. Contohnya saya menggunakan warna merah untuk memfilter Grupnya.

Gambar 36. Fungsi Sort By Color

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Maka data yang ditampilkan seperti Gambar 37.

Gambar 37. Hasil Sort By Color dengan warna merah

 

 

 

 

 

 

Jika diperhatikan semua sel yang berwarna merah akan ditampilkan dalam kasus ini ialah basketball. Anda bisa melakukan eksperimen dengan menggunakan warna-warna lain.

5. Mengurutkan Data (Sorting)

                Mengurutkan data berfungsi untuk merapikan data supaya mudah untuk dilihat. Terdapat beberapa jenis pengurutan yang Saya ketahui. ada pengurutan alphabet, numeric, color. Pengurutan alphabet bisa berupa Sort A to Z atau Sort Z to A, Pengurutan Numerik berupa Sort Smallest to Largest dan Sort Largest to Smallest, Pengurutan Color (Warna) bisa berupa warna apa saja selama di dalam sel tersebut terdapat warna. Fungsi Sort bisa ditemukan dengan mengklik Dropdown Button yang ada pada setiap kolom.

 

Gambar 38. Fungsi Sort

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.1. Sort A to Z digunakan untuk mengurutkan data dari Alphabet A sampai Z contohnya seperti Gambar 39

Gambar 39.Hasil Sort A to Z

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Perhatikan kotak garis merah pada Gambar 39 dimana Kolom Nama diurutkan dari A Sampai Z dari atas ke bawah.

5.2. Sort Z to A Digunakan untuk mengurutkan data dari Alpabet Z sampai A. ini hanyalah kebalikan dari A sampai Z, sehingga tidak perlu saya jelaskan panjang lebar.

5.3. Sort Smallest to Largest digunakan untuk mengurutkan data dari yang terkecil sampai yang terbesar contohnya seperti Gambar 40

Gambar 40. Hasil Sort Smallest to Largest

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Data akan diurutkan dari yang paling kecil sampai yang terbesar yakni 20 sampai 44.

5.4. Sort Largest to Smallest digunakan untuk mengurutkan data dari yang terbesar sampai yang terkecil ini. Ini hanyalah kebalikan dari Sort Smallest to Largest sehingga tidak perlu dijelaskan panjang lebar.

5.5. Sort by Color digunakan untuk mengurutkan data berdasarkan warna.               

Demikianlah tutorial singkat bagaimana cara menyaring dan mengurutkan data di Microsot Excel.

Semoga bermanfaat. Terima kasih.