Menggunakan Data Validation di Microsoft Excel

Ok teman-teman yang berbahagia. Pada waktu luang ini saya ingin membagikan sedikit pengetahuan mengenai Data Validation di Ms Excel. Data Validation atau biasa disebut validasi data merupakan suatu proses uintuk memastikan bahwa data yang diinput sesuai dan konsisten dengan sistem yang dibuat. kesalahan dalam validasi data bisa menyebabkan kerusakan data atau kerentanan keamanan. validasi data digunakan memeriksa apakah data sesuai dengan tujuan, valid, masuk akal, wajar dan aman sebelum diproses. didalam validasi data terdapat beberapa kriteria yaitu : Any Value, Decimal, List, Date, Time, Textlength, Custom. 

Untuk membuat validasi data. ikuti langkah berikut ini.

1. Pilih Cell C2

2. Pada tab Data, di dalam Grup Data Tools. Pilih Data Validation 

Gambar 1. Fungsi Data Validation

 

 

 

Gambar 2. Data Validation

Kemudian akan muncul kotak dialog Data Validation

1.  Menggunakan Data Validasi dengan Kritera Whole Number

Whole Number atau dalam bahasa Indonesia disebut bilangan bulat. artinya fitur ini hanya mengizinkan menggunakan bilangan bulat. contohnya -7, -6, -5, -4, -3, -2, -1, 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 dst. fitur ini tidak mengizinkan bilangan decimal atau bilangan yang ada koma.  

Gambar 2

1. Pilih Whole Number pada daftar Allow

2. Pilih Between pada daftar Data

3. Masukan nilai Minimum dan Maximunnya sebagai contohnya kita menggunakan 0 pada minimum dan 10 pada maximum. Anda bisa menggunakan nilai range berapapun yang Anda inginkan.

4. Pada Tab Input Message centang Show input message when cell selected ketika Anda ingin menampilkan pesan ketika cell tersebut dipilih. jika Anda tidak ingin menampilkan pesannya maka jangan dicentang. 

Gambar 3

Gambar 4

 

 

 

 

 

Pada bagian Title merupakan judul pesan. Pada Input message adalah pesan yang ingin ditampilkan.

5. Tab Error Alert merupakan tab yang digunakan untuk menampilkan peringatan ketika pengguna salah menginputkan data yang seharusnya. 

Gambar 5

 

misalnya disini pengguna menginputkan nilai lebih dari 10 contohnya 15 maka akan muncul pesan kesalahan seperti dibawah ini.

Gambar 6

 Ada tiga jenis Error Alert yaitu : Stop, Warning, dan Information

MENGGUNAKAN VALIDASI DATA dengan TIPE LIST

Kriteria List digunakan untuk membuat data seperti menu Dropdown. Menu Dropdown adalah elemen kontrol grafis, mirip dengan kotak daftar yang memungkinkan pengguna memilih satu nilai dari daftar. Menu Dropdown berguna untuk mempermudah input data.

Untuk memahami penggunaan List di Validasi Data silahkan ikuti tutorial ini.

1. Pilih semua cell yang ingin diinput sebagai datanya. Pada contoh ini saya menggunakan cell D2 sampai dengan D8 sebagai tempat untuk menampilkan menu Dropdownnya. Buatkan juga data seperti pada gambar di bawah ini, dimana data PAUD sampai KERJA dibuat pada cell A2 sampai A8.

Gambar 7

 

2. Blok cell D2 sampai D8. Kemudian masuk ke tab Data, di dalam Grup Data Tools. Pilih Data Validation 

3. Pada Allow pilih List. Ignore blank dan In-cell dropdown tetap dicentang seperti default. In-cell dropdown merupakan fitur untuk membuat menu dropdown.

Gambar 8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Pada bagian Source (sumber) klik pada lambang di sampingnya dan blok cell A2 sampai A8 dan tekan Enter atau Anda juga bisa mengetikkan data pada bagian Source-nya  dengan menggunakan tanda pemisah (koma) seperti contoh ini : PAUD, TK, SD, SMP. SMA, PT, KERJA.

5. Terakhir Tekan Ok. Sekarang data sudah muncul di cell D2 sampai D8 dengan tampailan menu Dropdown ketika cell tersebut diklik.

6. Tombol Clear All berfungsi untuk menghapus format yang sudah dibuat tanpa menghapus datanya. 

MENGGUNAKAN VALIDASI DATA dengan TIPE DATE

Untuk membuat tipe data Date silahkan blok cell yang akan dijadikan tempat untuk menyimpan data Date. kemudian pilih Menu Home, pada grup Number pilih Short Date (Tanggal Pendek) atau Long Date (Tanggal Panjang). Kemudian isikan data tanggal seperti dibawah ini.

Gambar 9

Pada tipe data Date terdapat beberapa kriteria antara lain.

1. between (diantara). ketika menu between diklik akan muncul Start date (tanggal dimulai) dan End date (tanggal terakhir). maksud dari between adalah range yang dipilih adalah data yang dimana tanggal tersebut dimulai sampai tanggal terakhir, jika data yang diinput diluar range tersebut maka akan dianggap sebagai kesalahan. sebagai latihan, pilih cell C1 kemudian seperti biasa masuk ke data validation pilih date, pada Start date pilih cell A4 yang berisi tanggal 03-01-2023 dan pada End date pilih cell A15 yang berisi tanggal 14-01-2023. tekan Ok. kemudian pada cell C1 tersebut isikan data yang berada pada range tersebut lihat apa yang terjadi ? kemudian perhatikan juga jika menginput diluar range tersebut apa yang akan terjadi ?. 

Gambar 10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. not between (tidak diantara). not between merupakan kebalikan dari between kalau between berada pada range (rentang) tanggal yang dipilih sedangkan not between berada pada luar range tanggal yang dipilih. jika range berada pada tanggal 03-01-2023 sampai 14-01-2023 seperti contoh di atas maka diluar range tersebut misalnya 15-01-2023 sampai 23-01-2023 atau 01-01-2023 sampai 02-01-2023.

Gambar 11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. equal to (sama dengan) digunakan untuk menginput data yang sama dengan kriteria yang diinginkan. misalnya kriteria tanggalnya 13-01-2023 maka selain tanggal tersebut akan dianggap sebagai kesalahan.

4. not equal to (tidak sama dengan) merupakan kebalikan dari equal to, data yang sama dengan kriteria akan dianggap sebagai kesalahan. data yang benar adalah di luar kriteria tersebut atau tidak sama dengan.

5. greater than (lebih besar dari) digunakan untuk menginput data tanggal yang lebih besar dari kriteria. misalnya kriteria tanggalnya adalah 10-01-2023 maka  tanggal yang dizinkan adalah tanggal yang lebih besar dari tanggal tersebut contoh 11-01-2023, 12-01-2023 dan seterusnya. tanggal yang lebih kecil dari dari tanggal kriterianya akan dianggap sebagai kesalahan.

6. less than (lebih kecil dari) merupakan kebalikan greater than tanggal yang dianggap valid merupakan tanggal yang lebih kecil dari kritera sedangkan yang lebih besar dari kriteria akan dianggap kesalahan.

7. greater than or equal to (lebih besar dari atau sama dengan) tidak berbeda jauh dengan point no 5. hanya ditambahkan sama dengan.

8. less than or equal to (lebih kecil dari atau sama dengan) tidak berbeda jauh dengan point no 6. hanya ditambahkan sama dengan.

Catatan : cell yang berwarna hijau merupakan rangenya atau cakupannya.