Memisahkan, menggabungkan data di Microsoft Excel

Halo teman-teman selamat data di blogku pada artikel ini kita akan membahas Bagaimana cara memisahkan data dan menggabungkan kembali data tersebut. Ada dua cara yang bisa digunakan untuk
memisahkan data di Microsoft Excel yaitu Delimited dan Fixed Width mari ikuti
langkah-langkahnya

A. DELIMITED berfungsi untuk memisahkan satu kolom data menjadi beberapa kolom berdasarkan tanda pemisah. Tanda pemisahnya bisa berupa Tab, Semicolon (Titik koma), Comma (Koma), Space (Spasi) dll. Misalnya saya punya data seperti Gambar 1.

Gambar 1. Contoh data

dan Anda ingin mengubahnya menjadi seperti Gambar 2.

Gambar 2. Hasil dari pemisahan delimeted

Kalau Anda perhatikan pada gambar 1 data disimpan hanya dalam satu kolom yang dipisahkan dengan tanda koma. sedangkan pada gambar 2 data yang disimpan sudah dipisahkan menjadi  4 kolom. Lantas bagaimanakah cara memisahkan data tersebut dengan cepat. kalau Anda memisahkannya secara satu-satu boleh saja kalau datanya cuma sedikit. tapi bayangkan datanya sudah mencapai ribuan bahkan puluhan ribu pasti lama sekali. Untuk memisahkannya perhatikan langkah-langkahnya

1. Blok/seleksi semua data yang ingin dipisahkan.

2. Masuk ke Tab Data

3. Pilih Text to Columns pada grup Data Tools

Gambar 3. Fitur Delimited

Setelah itu akan muncul Wizard Convert Text to Columns Wizard yang memiliki 3 langkah

4. Kemudian pilih tipe file yang menggambarkan datamu. di sini kita memilih Delimited (tanda batas), delimited berarti data yang dipisahkan berdasarkan karakter misalnya tanda koma, spasi, titik koma, garis miring dan sebagainya.

5. Pilih Next 

Gambar 4. Step 1 dari 3

karena dalam kasus ini kita menggunakan tanda koma maka

6. beri tanda centang pada checkbox delimiters dengan nama Comma. maka pada data previewnya Anda akan akan menemukan bahwa tanda koma diubah menjadi garis vertikal. ini tergantung kondisi data Anda jika suatu waktu data Anda menggunakan tanda garis miring maka pada bagian Delimetersnya Anda
pilih Other terus masukkan tanda garis miring disebelahnya.

 

7. Pilih Next 

Gambar 5. Step 2 dari 3

Pada wizard selanjutnya berfungsi untuk memilih format data yang akan disimpan bisa berupa General, Text, Date, dan do not import column (skip).

Untuk mengganti format datanya Anda pilih salah satu kolom pada Data previewnya setelah itu kolomnya berubah menjadi hitam kemudian pilih salah satu radiobutton yang ada di bagian Column data format maka otomatis judul kolom yang ada di Data previewnya juga berubah.

8. Destination digunakan untuk memilih dimana data yang sudah dipisahkan tersebut akan diletakkan. misalnya Anda ingin meletakkan data tersebut di sel D1. silahkan pilih tanda range disamping kanannya dan pilih cell D1, dan tekan Enter.

9. Pilih Finish

Gambar 6. Step 3 dari 3

Maka hasilnya seperti Gambar 7.

Gambar 7. Hasil dari Delimeted

Awalnya satu kolom dimana datanya dipisahkan oleh tanda koma, kemudian diubah menjadi 4 kolom.

B. FIXED WIDTH, kalau Delimeted memisahkan data berdasarkan tanda pemisah maka Fixed Width memisahkan data dengan jumlah karakter tertentu
perhatikan ilustrasi pada Gambar

Gambar 8. Ilustrasi Fixed Width

Untuk menggunakan Fitur Fixed Width

1. Blok/seleksi semua data yang ingin dipisahkan.
2. Masuk ke Tab Data
3. Pilih Text to Columns pada grup Data Tools (Sama seperti langkah-langkah Delimited)
4. Pilih Fixed Width
5. Pilih Next

Gambar 9. Fixed Width

Untuk membuat batas pemisahnya. klik posisi yang diinginkan (Contoh Gambar 10) sampai muncul tanda panah ke atas pada bagian Data Preview. Untuk menghapus garis pemisah klik ganda pada garis tersebut. sedangkan untuk memindahkan garis pemisah silahkan geser garis pemisahnya dengan cara didrag.

Gambar 10. Fixed Width Step 2
 

6. Pilih Next.

7. Untuk langkah selanjutnya mirip dengan Delimited. sehingga saya tidak perlu berpanjang lebar lagi.

C. MENGGABUNGKAN DATA

Ok. untuk bahasan Delimited dan Fixed Width sudah selesai. muncul lagi pertanyaan. Bagaimana cara menggabungkan data yang terdiri dari beberapa kolom menjadi satu kolom. kebalikan dari Delimited dan Fixed Width. untuk menyelesaikan masalah tersebut silahkan lihat ilustrasi di bawah ini.

Gambar 11. Contoh Penggabungan

 

Untuk menggabung data tidak banyak menggunakan langkah seperti memisahkan data.

Pertama - tama pilih satu sel yang akan digunakan untuk data yang akan digabungkan pada contoh latihan ini saya menggunakan kolom F2 kemudian pada sel F2 tersebut ketikan 

=A1&", "&B1&", "&C1&", "&D1

Gambar 12. Ketikkan pada sel F1
dan tekan Enter kemudian seret gagang isian melewati sel yang ingin Anda isi.

Penjelasan :

- Di awali tanda sama dengan =

- A1&, &B1&, &C1, &C1 adalah kolom yang akan digabungkan

- Tanda koma adalah sebagai tanda pemisah, Anda bisa menggunakan tanda apa saja sebagai pemisahnya misalnya tanda titik dua, titik koma, garis miring, kurung kurawal dan sebagainya.

 

Mungkin itulah sedikit ilmu yang bisa saya bagikan pada kesempatan kali. sekian dan terima kasih.